Para salvaguardar la salud financiera de una empresa y lograr esos objetivos proyectados, es fundamental tener una buena organización y planificación de las actividades. A veces por malas decisiones o incorrectas mediciones de parte del equipo directivo se pueden tener grandes consecuencias.
En ese sentido, en este #SilverTalks nos enfocaremos en uno de los instrumentos más necesarios en la vida tanto empresarial como personal: el presupuesto.
¿Por qué un presupuesto?
Desde el 2020, todos fuimos afectados por un factor externo, como fue la pandemia del COVID 19. Muchas empresas se vieron afectadas porque no supieron replantearse un nuevo presupuesto que les permitiera tener una visión clara ante las necesidades del negocio en esa situación. Cabe destacar que el sólo hecho de saber hacer un presupuesto no significa que atravesaremos la crisis sin dificultades o que no tendremos consecuencias.
¿Cómo funciona ?
El presupuesto es una proyección y programación en base a un presente con el fin de prever el futuro. Es la expresión cuantitativa de una empresa, hecha en un periodo determinado. Estas previsiones permiten a la administración entender y comprender la planificación, coordinación y control de un proyecto.
Para ejecutar un presupuesto se debe planear el camino a seguir junto con los objetivos de las actividades que se van a ejecutar. Se deben organizar las actividades y las funciones con los recursos necesarios para accionar; coordinar la necesidad y entendimiento de los diferentes departamentos; dirigirse los planes de las diferentes fases, y por último, controlar y medir los propósitos, planes y programas para saber cómo se están cumpliendo.
¿Cómo establecer un presupuesto empresarial?
1- Crear un plan estratégico y entender los objetivos de la empresa
Primero debemos entender cuál es el objetivo que queremos lograr con ese presupuesto. Esta meta puede ser tanto a largo como a corto plazo. El primer paso es crear pequeños objetivos que sean medibles y realistas.
El presupuesto debe basarse en los números reales de la empresa. Esa proyección debe tener una correlación directa con el flujo de ingresos y gastos. Al final, queremos entender el flujo de efectivo que necesitará ese presupuesto, siendo realistas.
2- Analizar ingresos y gastos
Cuando elaboramos un presupuesto, debemos entender nuestras ventas bajas, medianas y altas. Requiere comprender competidores directos e indirectos, como afecta el entorno, la economía del país y los factores que afectan las ventas. Para saber el promedio de los ingresos, debemos comprender la demanda de los productos y/o servicios.
Luego, debemos presupuestar los gastos, que se pueden dividir en dos tipos:
- Costos Fijos: Son los gastos que hay que pagar de forma obligatoria todos los periodos determinados. Por ejemplo: alquiler, servicios, salarios, etc.
- Costos variables: Son los gastos que se presentan de vez en cuando y que hay que asumir. Por ejemplo: Mano de obra, aumento de producción, reparaciones, etc.
3- Analizar el flujo de efectivo
El flujo de caja es necesario para poder mantener las operaciones de la empresa. Realmente, el rol de dirigir una empresa es aumentar el flujo de efectivo al lado positivo y que este mismo pueda responder a las obligaciones y necesidades de la misma. De hecho, en el día a día de una empresa, puede convertirse en un reto mantener el flujo en positivo, por eso, para no disminuir capital de socios o para no afectar tanto el flujo, se busca apalancamiento o financiamiento para responder a las necesidades.
4- Conectar el presupuesto a todos los departamentos.
Si mantenemos una conexión entre los pequeños presupuestos de cada departamento y logramos elaborar uno que abarque todas las necesidades de cada área, podemos mantener a los empleados felices. Esto puede convertirse en un reto, ya que a veces el presupuesto limita operaciones de un área y le da prioridad a otra. Se debe buscar el equilibrio y el reto del directivo es que cada quien se sienta bien con la decisión final. Al final todas las áreas tienen el mismo objetivo, y es que la empresa sea cada vez más rentable.
5- Revisar la ejecución del presupuesto
No sirve de nada elaborar algo si no lo controlas con el tiempo. Cuando se crea un presupuesto, es muy fácil salirse de este debido a las citaciones externas que se ocasionan. Por eso, se debe mantener la cultura empresarial de evaluar lo ejecutado a la fecha en comparación con lo presupuestado en su momento. Esta verificación puede ser mensual o cada cierto tiempo, dependiendo del periodo establecido en un principio.
En resumen
Cuando emprendemos o administramos una organización, tenemos que comprender la importancia de lo que significa un presupuesto. La planificación es vital para lograr el éxito y alcanzar los objetivos deseados. Al final, elaborar presupuestos nos mantendrá al tanto de la estabilidad de nuestra empresa, lograremos comprender el mercado y entorno alrededor, podremos controlar y medir las acciones de la compañía, podremos crear ventajas competitivas organizadas, y por supuesto una toma de decisiones más concreta.
Porque como dice el autor Dave Ramsey:
“Un presupuesto le dice a tu dinero a donde ir en lugar de preguntarse a dónde fue”.
Dave Ramsey